Já parou para pensar que o tempo é um dos bens mais valiosos da sociedade moderna? Não é incomum ouvir frases como: “Nossa, mal sentei na cadeira e já são 17h”, “O dia deveria ter 48 horas” ou “Não estou dando conta, pois não tenho tempo”. Parece similar para você? Pois saiba que você não é o único.
Advogados no geral têm uma rotina muito corrida. Pior ainda é quando se tem que administrar um escritório de advocacia. Neste caso, você se torna mais que um advogado, e sim um advogado e empreendedor! E como em toda a empresa, o gestor deve se preocupar em realizar corretamente o trabalho, ter um bom planejamento e controle financeiro, gerenciar a equipe, fazer relacionamento com os clientes e pensar no crescimento a longo prazo.
É claro que gerenciar tudo isso não é uma tarefa fácil, mas tomar a consciência de que isso deve ser feito é o primeiro passo. É muito comum novos empreendedores começarem a fazer gestão e controle de processos em planilhas de excel, criando fórmulas que dão a falsa sensação de que estão facilitando a vida. Mas isso não é verdade, pois à medida que o negócio cresce, a organização se torna peça fundamental na questão administrativa e o uso de novas ferramentas de gestão de tempo como o timesheet fica cada vez mais latente.
Gestão de Tempo
Imagine a seguinte situação: você fez um ótimo trabalho nos últimos anos, conseguiu muitos clientes e não está mais dando conta de atendê-los e muito menos de gerenciar o escritório ao mesmo tempo. Então você decide contratar uma equipe com mais advogados e um administrador. A partir desse momento, você poderá focar no que é importante, pois terá uma equipe para suporte. Mas por outro lado, o melhor controle de tarefas e processos se torna essencial para a empresa andar da maneira correta e ter a rentabilidade esperada. Neste cenário, a ferramenta de timesheet é fundamental.
E é sobre isso que vamos falar neste artigo.
O que é Timesheet na advocacia e para que serve?
Timesheet é uma ferramenta que contabiliza as horas de trabalho a fim de registrar quanto tempo cada profissional leva para realizar determinada tarefa. De origem inglesa, a palavra traduzida significa tabela de horários. Em outras palavras e com um significado mais amplo, é também um método de organização muito eficaz.
O timesheet pode ser usado por qualquer tipo de empresa para que seus gestores possam acompanhar e fazer o controle adequado de tempo das equipes. Isso não quer dizer que você irá transformar seu escritório em um ambiente super controlado, em que as pessoas necessitam justificar o tempo que saiu para tomar água, por exemplo. Muito pelo contrário. Com essa ferramenta, você e sua equipe terão menos dores de cabeça ao saber priorizar as atividades e estimar melhor os prazos de entrega.
No caso de um escritório de advocacia, o timesheet pode ser útil, não só para controlar os horários de realização de tarefas, mas também para fazer gestão de todas as atividades. Um advogado tem que ser quase uma agenda ambulante para organizar e verificar prazos judiciais, não é mesmo? Mas nem você, nem sua equipe precisam se preocupar com isso. Basta adotar uma boa estratégia de organização.
Como usar o Timesheet na advocacia
Como o timesheet não é só uma ferramenta, e sim um método de organização, ele pode ser feito desde uma folha de caderno até de maneira totalmente automática. O importante é garantir o preenchimento 100% correto dos dados.
Cada gestor escolhe a forma como quer se organizar, manual ou automática. Mas em geral as maneiras mais usadas de controle são:
- Diário: marcado no começo e no fim de cada atividade
- Semanal: marcado apenas no fim da semana de trabalho
- Bissemanal: marcado duas vezes por semana, em dias escolhidos pelo gestor
- Semimensal: marcado duas vezes por mês, em dias escolhidos pelo gestor
- Mensal: marcado normalmente no final do mês, mas também pode ser em outra data escolhida pelo gestor
No entanto, tenha muita atenção à forma como você vai usar isso no seu escritório. Dependendo do modo como é feito, o método se torna ineficaz e você pode perder ainda mais tempo e dinheiro. Quando feito de forma totalmente manual, a probabilidade de ocorrer erros é grande, uma vez que é comum esquecer de preencher um planilha toda vez que se inicia ou termina uma atividade, por exemplo. Isso dificilmente trará análises reais de dados e a chance de você como gestor, tomar decisões erradas a partir disso é grande.
O ideal é contar com uma solução mais automatizada
Assim, você e seus funcionários terão muito mais tranquilidade e não se preocuparão em preencher diversas planilhas com inúmeros horários diferentes. Um timesheet completo e automático pode facilitar muito a rotina de seu escritório, além de ser altamente confiável e com margem de erro quase zero.
Aqui no Legitimvs, por exemplo, contamos com um timesheet dentro de nosso software jurídico, no qual os colaboradores podem simplesmente clicar em um botão ao iniciar uma tarefa e clicar novamente ao término dela. O próprio sistema já calcula os tempos automaticamente e depois também gera relatórios de acompanhamento. O bom de contar com essa ferramenta dentro do software é que além de poder controlar o tempo de trabalho, também é possível fazer a gestão de prazos jurídicos em um só lugar.
Principais vantagens de usar timesheet na advocacia
Agora que você já está por dentro do que é um timesheet e como ele funciona, vamos te contar por que você deve começar a usá-lo agora mesmo. As vantagens são muitas, mas vamos focar nas três principais aqui:
Maior produtividade
O aumento de produtividade é o primeiro grande benefício de usar o timesheet para fazer gestão de tempo. Isso porque apenas o fato de ter o tempo de trabalho marcado faz com que as pessoas se preocupem com isso e comecem a se questionar se estão sendo mais ou menos eficientes. O bom é que isso acaba servindo até mesmo como uma automotivação para a equipe, que vai querer se mostrar cada vez mais produtiva.
A boa consequência de tudo isso é que maior produtividade significa trabalho mais rápido, eficiente e menos tempo gasto, afinal tempo também é dinheiro.
Economia
Com o aumento de produtividade e o trabalho cada vez mais eficiente, a economia de recursos e dinheiro é um efeito direto. Os resultados financeiros podem vir a curto prazo se o método for implantado e as análises forem feitas da maneira correta.
Além disso, se você contar com um software jurídico, você poderá automatizar algumas tarefas, que podem trazer uma enorme economia de tempo para seu escritório.
Auxílio nas tomadas de decisão
Outra grande vantagem de usar o timesheet no seu escritório de advocacia é poder tomar decisões muito mais assertivas. Com relatórios precisos de quanto tempo é gasto em cada tarefa, você como gestor tem a visão ampla de quantos funcionários deve ter, quais tarefas podem ser automatizadas, qual o valor correto na hora de precificar, entre outros. Tenha em mente que organização é palavra-chave para o advogado empreendedor, então não hesite em usar essa ferramenta.
Conclusão
Neste artigo trouxemos a você o conceito de timesheet, o que, como funciona, como usar e suas principais vantagens. Aqui no blog Legitimvs já abordamos como a gestão correta de um escritório de advocacia pode facilitar a rotina do advogado e trazer inúmeros benefícios. Continue nos acompanhando para mais conteúdos sobre gestão.