Fazer gestão prazo processual é uma das tarefas mais importantes e que pode conter os maiores desafios de um escritório de advocacia. Pode parecer uma atividade fácil, mas quando você depende unicamente da sua memória para cumpri-la, ela pode ser tornar o aborrecimento dos seus dias. Mesmo que você use o calendário do celular para agendar algumas tarefas e prazos, muitas vezes passa despercebido, principalmente quando você está ocupado com outra coisa e simplesmente silencia a notificação.
Já imaginou perder a data de uma audiência?
Esquecer de pagar uma taxa essencial para o andamento do processo?
Ou até mesmo não lembrar que precisa receber seu honorário depois de tanto trabalho?
Infelizmente é muito comum. Independente da área de atuação do seu escritório de advocacia, você e sua equipe certamente precisam lidar com inúmeros compromissos e prazos que não podem ser perdidos de maneira alguma. Entre eles estão: reuniões com o cliente, datas de audiências, compromissos no Fórum, pagamentos, recebimentos de honorários, entre muitos outros. E acredite, o cumprimento de prazos está diretamente relacionado com sua boa produtividade e com o bom reconhecimento de seu trabalho.
Além das questões relativas à prazos jurídicos e no que se refere ao trabalho de um advogado, existem também questões administrativas e financeiras importantes que não podem ser esquecidas. Elas envolvem contas a pagar e a receber, relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores, priorização de tarefas e mais.
Então, ao controlar todos os prazos do seu negócio da maneira correta, é possível aumentar a produtividade, ganhar tempo para focar em tarefas mais importantes e estabelecer prioridades com muito mais facilidade.
Mas como fazer isso? Continue lendo esse artigo, pois vamos te dar dicas essenciais para a melhor gestão de prazos e tarefas do seu escritório como um todo.
4 Dicas essenciais para o melhor gestão prazo processual
Acompanhe como alguns processos simples pode te ajudar a ter uma rotina mais tranquila e organizada.
1 – Faça um levantamento do cenário atual
O primeiro passo para fazer uma boa gestão de prazos é saber no detalhe quais tarefas seu escritório precisa cumprir, tanto do meio jurídico e dos processos em andamento como as administrativas.
Faça esse levantamento e em seguida use esses dados para montar um diagnóstico de como está a produtividade do seu escritório como um todo. Assim você saberá se se os prazos processuais estão sendo cumpridos, se há muitos atrasos, se as contas da empresa estão sendo pagas em dia, se há um controle de contas a receber e como anda a produtividade geral do seu escritório e da sua equipe. Esse é a primeira etapa para fazer uma gestão de prazos eficiente.
2 – Defina todas as etapas e procedimentos
Quando se trata de prazos processuais, muitos são os procedimentos a serem feitos, como estudo do caso, produção da petição inicial, acompanhamento do andamento do processo, audiências, reuniões com o cliente, entre outros. Para fazer uma boa gestão de prazos, é fundamental ter todas essas etapas mapeadas. Mesmo que cada caso seja um caso diferente, é possível criar um fluxo básico geral para ser cumprido. Isso ajudará a ganhar tempo e, assim, maior produtividade.
Além das tarefas relacionadas ao processo judicial, não podemos esquecer das tarefas administrativas também. Mas basta fazer o mesmo. Identifique todas as contas a pagar e seus vencimentos, pagamento de fornecedores, como é feito o controle de recebimentos e como essas atividades são feitas e determine um fluxo para elas.
Dessa forma, você terá uma visão global de todas as tarefas do escritório e poderá, assim, criar prioridades e focar nas atividades importantes com muito mais organização.
3 – Mantenha a organização e esteja sempre atualizado
A organização é dos elementos base para uma boa gestão, seja ela de prazos ou administrativa em geral. Não basta saber quais tarefas devem ser feitas. Deve-se cumprir uma rotina organizada de trabalho para que o dia a dia flua com tranquilidade.
Quando há uma demanda muito grande de atividades diárias, com muitos processos acontecendo junto com a administração empresarial, é importantíssimo que todas as tarefas sejam marcadas com ordem de priorização e urgência e incluídas em um sistema de controle de prazos.
Além disso, manter-se atualizado faz parte do processo de gestão. Entenda como é feito o controle de prazos processuais e busque as informações necessárias para o melhor desempenho do trabalho. Aqui mesmo no blog temos um artigo com tudo que você precisa saber sobre a contagem de prazos de acordo com o Novo CPC.
4 – Use um software jurídico
Software jurídico é um sistema de automação feito especialmente para uso de um advogado, com funções especializadas para essa área de atuação.
Isso quer dizer que com apenas um sistema, você consegue estruturar todo o trabalho do seu escritório, profissionalizando o controle de tarefas e automatizando toda a gestão de prazos de forma prática e inteligente.
O sistema reúne todos os compromissos em um único lugar e envia avisos de prazos e publicações automáticos aos usuários. Com seu uso, muitos são os ganhos.
Principais benefícios no uso de um software jurídico
- Controle das tarefas dos processos
- Controle das tarefas administrativas
- Visão global da produtividade do escritório
- Notificações e lembretes automáticos para não perder prazos
- Dados que podem ser usados para planejar o futuro
Aqui no Legitimvs, por exemplo, levamos prazos a sério e por isso temos funcionalidades especificas para isso. Na tela de publicações, na página inicial do sistema, é possível listar todos os prazos pendentes (do advogado ou do escritório) e 2 dashboards diferentes para gerenciamento dos prazos e de produtividade.
Veja como é na prática a gestão prazo processual
Quanto maior a organização do tempo, maior a produtividade e melhores serão os resultados!
Conclusão
Nosso propósito neste conteúdo foi levar até você a importância do cumprimento de prazos no mundo jurídico, como isso afeta sua rotina e algumas recomendações iniciais para começar agora mesmo. Retomando, são elas:
- Fazer um levantamento do cenário atual
- Definir etapas e procedimentos
- Manter organização e atualização
- Contratar um software jurídico
Esperamos que tenha gostado. Temos outros artigos sobre gestão em nosso blog também. Acompanhe:
2 pensou em “Gestão prazo processual para um escritório de advocacia: primeiros passos”