O escritório digital ou advogado online nada mais é do que o profissional que atende por meios digitais através da advocacia digital. Seja através de Whatsapp, chat online, videoconferências ou até mesmo por telefone, advogados e seus clientes podem se comunicar de maneira muito mais rápida digitalmente.
Já não é novidade que a internet e os meios de comunicação digitais fazem parte do dia a dia dos advogados, não é? Essas ferramentas vêm se mostrando armas fundamentais para qualquer atividade, seja ela jurídica ou até mesmo administrativa do escritório.
Atualmente, reuniões online se tornaram até mais comuns que encontros presenciais, e o começo dessa inovação pode ser visto inclusive na medicina, que hoje já promove consultas à distância. É claro que no mundo jurídico não seria diferente: os atendimentos digitais via advogado online vieram para ficar, e é sobre ele que vamos falar neste artigo a Advocacia digital.
Como funciona o atendimento na Advocacia Digital?
Imagine conciliar todos os compromissos presenciais como audiências e reuniões com os clientes, por exemplo. Se pararmos para pensar apenas no tempo de deslocamento de um lugar para outro, metade do dia é perdida. Além disso temos os gastos com transporte e alimentação, que somados dão uma quantia considerável que normalmente é arcada pelo próprio advogado ou pelo escritório de advocacia.
Por isso, atender online virou uma realidade prática e acessível. Como a maioria dos processos pode ser acompanhada de forma virtual, para prestar um bom atendimento basta ter uma boa conexão à Internet, boa presença digital e contar com as ferramentas adequadas, como softwares jurídicos.
Um exemplo prático de que a advocacia online veio para ficar é a própria criação do PJe, sigla para Processo Judicial eletrônico. O PJe é um sistema digital desenvolvido pelo CNJ em parceria com diversos tribunais que serve para tramitação de processos judiciais com foco em atender o Poder Judiciário e seus vários segmentos.
Vantagens do atendimento na Advocacia Digital
As principais vantagens do atendimento jurídico com a advocacia digital são a democratização, a praticidade e a agilidade que o atendimento de um advogado online permite.
Imagine em quantas situações isso pode ser altamente vantajoso: pessoas com dificuldade de locomoção, pacientes crônicos, idosos, moradores de cidades pequenas, trabalhadores que viajam a trabalho por longos períodos ou até mesmo pessoas com rotinas corridas, como médicos de plantão, por exemplo.
Antigamente o acesso a um bom advogado para essas pessoas era muito mais difícil, pois dependia quase sempre de uma reunião presencial, mas atualmente o atendimento online de um advogado possibilita o acesso ao serviço a toda a população que tem o mínimo de acesso à internet.
Outra grande vantagem é a praticidade que esse tipo de serviço traz. Os benefícios são enormes, tanto para o advogado quanto para o cliente.
Quer tirar uma dúvida?
Basta mandar uma mensagem via Whatsapp. É algo mais complexo?
Só marcar uma videoconferência, cada um na sua casa ou escritório, sem perder tempo e dinheiro com deslocamentos, e falando somente sobre o que é necessário. Com isso é possível atender mais clientes em um dia só, muito diferente quando a reunião é presencial, não é mesmo?
Além disso, não podemos deixar de mencionar a agilidade que a tecnologia e as ferramentas digitais proporcionam. Acompanhar processos, fazer gestão de prazos e organizar tarefas nunca foi tão fácil. Com o atendimento online e as ferramentas certas, como softwares jurídicos como o Legitimvs, é possível ganhar muito mais produtividade e rapidez na rotina como um todo.
Então, para aproveitar tudo que a evolução na tecnologia e nos meios de comunicação tem trazido, é preciso se adaptar e continuar em constante evolução junto com eles.
Boas práticas para o atendimento online
É inegável que ser um advogado online possui muitos benefícios, mas é preciso ter em mente que, para usufruir de todos eles, é necessário prestar um bom atendimento online. A seguir, separamos algumas dicas práticas de como se comportar nesse ambiente virtual e como atender o cliente da melhor maneira. Vamos lá!
1 – Combine como o atendimento será feito
A primeira coisa a se fazer em um atendimento online é combinar com o cliente como o atendimento será feito e estabelecer dias, horários e melhores ferramentas de comunicação. Pense que a comunicação é uma via de duas mãos e que deve fluir entre os envolvidos, então analise sempre qual a melhor forma de contato para cada tipo de mensagem que será passada.
As mais urgentes pedem um recado instantâneo, como Whatsapp, e documentos longos podem ser enviados por e-mail, por exemplo. O importante aqui é achar o melhor combinado de atendimento que fique bom para os dois e ver o que funciona para cada informação.
2 – Faça uma comunicação amigável
Uma das complicações que existem no meio digital é que muitas vezes, principalmente nas comunicações escritas, não há expressões faciais ou entonações de voz.
Isso prejudica um pouco a comunicação, pois fica mais difícil de distinguir o que a outra pessoa está sentindo, dado que a escrita é muito mais fria do que a fala.
Para evitar que o cliente pense que você está grosseiro ou objetivo demais, por exemplo, procure sempre elaborar frases em tom amigável e deixar claro seu posicionamento naquela situação. Mas também tenha cuidado ao ser amigável demais: é sempre bom deixar claro que é uma relação profissional.
3 – Saiba usar as ferramentas de comunicação
Aplicativos de mensagens instantâneas como o Whatsapp, por exemplo, são ótimas ferramentas de comunicação. Com elas, é possível trocar mensagens instantâneas e deixar o atendimento jurídico online muito mais rápido. No entanto, deve ser usado com moderação, tanto pelo advogado quanto pelo cliente.
Usar a função business é uma boa oportunidade para mostrar que você é um profissional sério, bem como colocar uma foto de perfil adequada. Tenha em mente também que os dias e horários combinados para atendimento devem ser cumpridos pelas duas partes. Se por um lado não é legal incomodar o cliente com muitas mensagens e fora do horário comercial, por outro também não é agradável receber mensagens a toda hora e prestar consultoria 24 horas por dia. Por isso, estabeleçam uma rotina clara para ambos.
4 – Fique atento à segurança da informação
Na hora de escolher as ferramentas digitais com as quais você vai trabalhar, verifique sempre se é um meio seguro e que você não corre o risco de ter informações importantes vazadas na internet.
Isso é fundamental, principalmente em apps de mensagens instantâneas, videochamadas e softwares jurídicos.
Além disso, certifique-se de que seu escritório esteja em acordo com as leis da LGPD, importantíssimas para o atendimento jurídico online seguro.
5 – Faça da tecnologia sua aliada
Hoje em dia existem diversos aplicativos que ajudam os advogados a gerenciar todas as tarefas do dia a dia, tornando a rotina muito mais simples e produtiva. As funcionalidades dos apps podem incluir gestão de tarefas e prazos, consulta online ao Vade Mecum, armazenamento e assinatura de contratos online, videoconferências com gravação e até mesmo sistemas inteiros de gestão para escritórios de advocacia, como no caso dos sistemas jurídicos.
6 – Use um software jurídico
Atualmente a maioria dos escritórios tem algum atendimento online, porém poucos são realmente escritórios jurídicos digitais, com a tecnologia presente em quase todos os seus processos. Com isso, usar um software jurídico é uma ótima ferramenta para te ajudar a organizar seus atendimentos online, porque com ele, é possível fazer gestão de prazos, realizar busca de publicações de forma automática nos sites dos tribunais e cuidar de toda a parte administrativa do negócio em um único sistema.
7 – Tenha uma boa presença digital
Por fim, para ser um bom advogado online não basta ter todas as ferramentas e saber usá-las. É preciso marcar presença na internet e ser encontrado quando alguém buscar por atendimento online. Para isso, invista em marketing jurídico, tenha o próprio site, alimente suas redes sociais e faça os clientes te encontrarem.
Conclusão
Neste artigo, buscamos trazer até você a nova realidade da advocacia no ambiente virtual, como são os atendimentos online e como estar bem preparado para isso. Esperamos que tenha sido proveitoso! Continue ligado(a) em nosso blog para estar por dentro de todos os assuntos atuais do mundo jurídico.