Fazer gestão de prazo processual é uma das tarefas mais importantes e que pode conter os maiores desafios de um escritório de advocacia. Pode parecer uma atividade fácil, mas quando você depende unicamente da sua memória para cumpri-la, ela pode ser tornar o aborrecimento dos seus dias. Mesmo que você use o calendário do celular para agendar algumas tarefas e prazos, muitas vezes passa despercebido, principalmente quando você está ocupado com outra coisa e simplesmente silencia a notificação.
Já imaginou perder a data de uma audiência?
Esquecer de pagar uma guia essencial para o andamento do processo?
Ou até mesmo não lembrar que precisa receber seu honorário depois de tanto trabalho?
Infelizmente é muito comum. Independente da área de atuação do seu escritório de advocacia, você e sua equipe certamente precisam lidar com inúmeros compromissos e prazos que não podem ser perdidos de maneira alguma. Entre eles estão: reuniões com o cliente, datas de audiências, compromissos no Fórum, pagamentos, recebimentos de honorários, entre muitos outros. E acredite, o cumprimento de prazos está diretamente relacionado com sua boa produtividade e com o bom reconhecimento de seu trabalho.
Além das questões relativas à prazo processual e no que se refere ao trabalho de um advogado, existem também questões administrativas e financeiras importantes que não podem ser esquecidas. Elas envolvem contas a pagar e a receber, relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores, priorização de tarefas e mais.
Então, ao controlar todos os prazos do seu negócio da maneira correta, é possível aumentar a produtividade, ganhar tempo para focar em tarefas mais importantes e estabelecer prioridades com muito mais facilidade.
Mas como fazer isso? Continue lendo esse artigo, pois vamos te dar dicas essenciais para a melhor gestão de prazos e tarefas do seu escritório como um todo.
4 Dicas essenciais para o melhor gestão de prazo processual
Acompanhe como alguns processos simples pode te ajudar a ter uma rotina mais tranquila e organizada.
1 – Faça um levantamento do cenário atual
O primeiro passo para fazer uma boa gestão de prazos é saber no detalhe quais tarefas seu escritório precisa cumprir, tanto do meio jurídico e dos processos em andamento como as administrativas.
Faça esse levantamento e em seguida use esses dados para montar um diagnóstico de como está a produtividade do seu escritório como um todo. Assim você saberá se se o prazo processual esta sendo cumprido, se há muitos atrasos, se as contas da empresa estão sendo pagas em dia, se há um controle de contas a receber e como anda a produtividade geral do seu escritório e da sua equipe. Esse é a primeira etapa para fazer uma gestão de prazos eficiente.
2 – Defina todas as etapas e procedimentos
Quando se trata de prazos processuais, muitos são os procedimentos a serem feitos, como estudo do caso, produção da petição inicial, acompanhamento do andamento do processo, audiências, reuniões com o cliente, entre outros. Para fazer uma boa gestão de prazos, é fundamental ter todas essas etapas mapeadas. Mesmo que cada caso seja um caso diferente, é possível criar um fluxo básico geral para ser cumprido. Isso ajudará a ganhar tempo e, assim, maior produtividade.
Além das tarefas relacionadas ao processo judicial, não podemos esquecer das tarefas administrativas também. Mas basta fazer o mesmo. Identifique todas as contas a pagar e seus vencimentos, pagamento de fornecedores, como é feito o controle de recebimentos e como essas atividades são feitas e determine um fluxo para elas.
Dessa forma, você terá uma visão global de todas as tarefas do escritório e poderá, assim, criar prioridades e focar nas atividades importantes com muito mais organização.
3 – Mantenha a organização e esteja sempre atualizado
A organização é dos elementos base para uma boa gestão, seja ela de prazos ou administrativa em geral. Não basta saber quais tarefas devem ser feitas. Deve-se cumprir uma rotina organizada de trabalho para que o dia a dia flua com tranquilidade.
Quando há uma demanda muito grande de atividades diárias, com muitos processos acontecendo junto com a administração empresarial, é importantíssimo que todas as tarefas sejam marcadas com ordem de priorização e urgência e incluídas em um sistema de controle de prazos.
Além disso, manter-se atualizado faz parte do processo de gestão. Entenda como é feito o controle de prazos processuais e busque as informações necessárias para o melhor desempenho do trabalho. Aqui mesmo no blog temos um artigo com tudo que você precisa saber sobre a contagem de prazos de acordo com o Novo CPC.
4 – Use um software jurídico
Software jurídico [link para pag melhor software jurídico] é um sistema de automação feito especialmente para uso de um advogado, com funções especializadas para essa área de atuação.
Isso quer dizer que com apenas um sistema, você consegue estruturar todo o trabalho do seu escritório, profissionalizando o controle de tarefas e automatizando toda a gestão de prazos de forma prática e inteligente.
O sistema reúne todos os compromissos em um único lugar e envia avisos de prazos e publicações automáticos aos usuários. Com seu uso, muitos são os ganhos.
Principais benefícios no uso de um software jurídico
- Controle das tarefas dos processos
- Controle das tarefas administrativas
- Visão global da produtividade do escritório
- Notificações e lembretes automáticos para não perder prazos
- Dados que podem ser usados para planejar o futuro
Aqui no Legitimvs, por exemplo, levamos prazos a sério e por isso temos funcionalidades especificas para isso. Na tela de publicações, na página inicial do sistema, é possível listar todos os prazos pendentes (do advogado ou do escritório) e 2 dashboards diferentes para gerenciamento dos prazos e de produtividade.
Veja como é na prática:
Quanto maior a organização do tempo, maior a produtividade e melhores serão os resultados!
Conclusão
Nosso propósito neste conteúdo foi levar até você a importância do cumprimento de prazos no mundo jurídico, como isso afeta sua rotina e algumas recomendações iniciais para começar agora mesmo. Retomando, são elas:
- Fazer um levantamento do cenário atual
- Definir etapas e procedimentos
- Manter organização e atualização
- Contratar um software jurídico
Esperamos que tenha gostado. Temos outros artigos sobre gestão em nosso blog também. Acompanhe:
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