Gestão de escritório de advocacia

Fazer uma boa gestão de um escritório de advocacia pode parecer complicado, não é mesmo? Além da rotina corrida de um advogado, cuidar de toda a parte administrativa de uma empresa pode tirar o sono até dos mais experientes.

Mas não se preocupe. Aqui vamos te dar dicas valiosas para começar a gerenciar seu escritório. Com dedicação, planejamento e as ferramentas certas, é possível tornar seu dia a dia cada vez mais simples e produtivo. Você vai ver que não é difícil!

Neste artigo vamos falar sobre:

• Aumento de produtividade
• Gestão Financeira para escritórios de advocacia
• Controle de Prazos
• Relacionamento com o cliente
• Benefícios de usar um software jurídico

Então, vamos lá?

Para fazer uma boa gestão de um escritório de advocacia, comece aumentando a produtividade 

Em primeiro lugar, lembre-se que a gestão de um escritório de advocacia deve ser igual a de qualquer empresa. E toda empresa requer planejamento, organização, gestão financeira e um bom relacionamento com o cliente. 

Esses são fatores essenciais que você já deve ter ouvido falar por aí. Mas antes deles, precisamos entender que existe um requisito essencial. E produtividade é o nome dele.

Definir uma boa capacidade produtiva de seu escritório e das pessoas que trabalham nele pode fazer toda a diferença em uma boa gestão! 

Tudo bem, mas o que isso quer dizer?

Na hora de montar o plano de gestão para seu escritório de advocacia, você deve levar em consideração que diferentes pessoas possuem diferentes habilidades técnicas, comportamentais e suas limitações. 

Uma análise bem feita das competências de seus colaboradores irá te ajudar a definir qual sua capacidade produtiva e como aprimorá-la para aproveitar ao máximo os recursos e o tempo trabalhado. 

O tipo de serviço oferecido e o perfil de cada cliente também deve ser levado em conta. Cada um demanda uma gestão de tempo, organização e tarefas específicas que vão interferir na sua administração.

A boa notícia é que você pode contar com a tecnologia para isso. No Legitimvs, por exemplo, temos alguns dashboards que medem a produtividade da equipe em tempo real, além de automatizações para aumentar a produtividade, como envio de avisos e geração de documentos.

Ao fazer esses estudos e analisar as informações, você será capaz de fazer um planejamento bem mais específico. Direcionar os esforços para o aumento da produtividade será muito mais simples do que você imagina e muito mais fácil para cuidar dos próximos passos.

Faça uma boa gestão financeira

O segundo quesito para fazer uma boa gestão de um escritório de advocacia é saber planejar e controlar as finanças do negócio.

Uma boa gestão administrativa permite que você enxergue a saúde financeira do escritório a curto, médio e longo prazo. Ela serve para saber se o negócio está dando lucro, se os honorários estão sendo cobrados de forma correta e auxiliar na tomada de decisões como quando contratar mais pessoas, prospectar clientes, fazer gestão de crise, etc.

O grande problema é que normalmente essa função é feita por um advogado. Apesar de saber da sua importância, ele precisa focar seu tempo em advogar, atender os clientes e trazer resultados. 

Nessa situação, é comum que o controle seja feito em infinitas planilhas de excel que se perdem em suas várias versões. Imagino que você já deva ter passado por isso, não é? Esse modelo pode até funcionar no começo do negócio, mas depois se torna insustentável à medida que o escritório começa a crescer e a demandar um controle mais especializado.

Então, como fazer uma gestão financeira profissional e produtiva?

Primeiro de tudo, pare de usar as planilhas do excel agora mesmo. Não estamos dizendo que seu controle está errado, mas sim que ele pode ser muito mais simples do que você pensa.

No mercado existem diversas ferramentas digitais de organização financeira para empresas no geral. Mas o mais legal é que é possível contar com softwares jurídicos que tem funcionalidades atreladas às especificidades da área.

Com um software jurídico completo, é possível fazer a gestão financeira de cada processo em andamento, como honorários e taxas a serem pagas, além de todas as contas a pagar e receber da empresa.

Aqui no Legitimvs, por exemplo, temos funcionalidades como:

• Contas a Receber – importação de planilhas para agilizar o cadastro de itens e emissão de notas fiscais, geração de boletos, conciliação financeira, reembolso a pagar, faturamento, etc.
• Contas a Pagar – cadastro de consta recorrentes (mensal, semestral, anual), salários, fornecedores, etc.
• Honorários – cadastro de contratos com os clientes para geração automática dos honorários

Quando você passa a contar com recursos automáticos, fica muito mais fácil controlar a vida financeira do escritório e os outros aspectos que vamos ver a seguir também.

Isso vai fazer diferença no futuro, vai por mim!

Saiba controlar os prazos

Seja qual for a especialidade do seu escritório de advocacia, você provavelmente lida todos os dias com muitos compromissos e prazos que não podem ser perdidos. 

Já imaginou perder a data de uma audiência? 

Esquecer de pagar uma taxa essencial para o andamento do processo? 

Ou até mesmo não lembrar que precisa receber seu honorário depois de tanto trabalho?

Pois é, infelizmente isso acontece quando a memória é a única fonte. 

Reuniões com o cliente, datas de audiências, compromissos no Fórum, pagamentos, recebimentos de honorários… ufa! Além de cuidar do processo, gerenciar tudo isso de forma manual prejudica e muito a produtividade. E boa produtividade está diretamente relacionada à boa organização do tempo.

Ao saber controlar os prazos da melhor maneira, é possível acompanhar de perto todas as atividades que estão sendo realizadas no escritório. Assim, você pode estabelecer metas e definir prioridades com muito mais precisão e facilidade. 

Isso vai te ajudar a ganhar horas para focar no que é mais importante e urgente e você verá a qualidade do trabalho aumentar na medida em que todos estiverem produzindo mais e melhor!

Mas como controlar os prazos com facilidade?

Simples. Use ferramentas digitais. Para que contar apenas com a memória se um software especializado pode fazer isso por você?

Um bom software jurídico é capaz de profissionalizar o controle de tarefas e automatizar toda a gestão de prazos do seu escritório de advocacia de forma prática e inteligente.

Com ele, você pode ter a visão completa de todas as atividades do escritório, demandar e priorizar trabalhos com muito mais praticidade e garantir que todos os prazos sejam cumpridos.

Isso porque o sistema reúne todos os compromissos em um único lugar e envia avisos de prazos e publicações automáticos aos usuários. 

No Legitimvs levamos prazos a sério e por isso temos funcionalidades especificas para isso. Na tela de publicações, logo na página inicial do sistema, é possível listar todos os prazos pendentes (do advogado ou do escritório) e 2 dashboards diferentes para gerenciamento dos prazos e de produtividade.

Lembre-se: quanto maior a organização do tempo, maior a produtividade e melhores serão os resultados!

Mantenha um bom relacionamento com seu cliente

Tão importante quanto cuidar das tarefas práticas de uma gestão de escritório de advocacia, é cuidar do cliente. Afinal, se ele não existisse, o escritório também não estaria de pé, não é?

Agora que já vimos como aumentar a produtividade e facilitar os controles de prazos e tarefas financeiras, é hora de focar no atendimento ao cliente. Essa deve ser sua prioridade máxima a partir desse momento. 

Cada cliente demanda atividades específicas de seus processos que devem ser levadas em consideração na hora de atendê-lo. Isso significa manter a relação sempre ativa e não perder nenhuma informação importante para o caso. 

Imagine a seguinte situação: um cliente que você tem pouco contato te liga e pede uma informação de um processo antigo que ainda está aberto. Você precisará recorrer à sua memória ou aos seus arquivos antigos para respondê-lo. Se a resposta não for rápida, você poderá parecer desorganizado e não é essa impressão que você quer causar com o cliente, certo?

Para isso não acontecer, você necessita manter uma relação próxima com o cliente e contar com recursos que te ajudem a ter as respostas na palma da mão ou, no caso, em um clique. 

Mais uma vez, conte com a tecnologia a seu favor. O software jurídico, além de te ajudar na parte administrativa, também guarda todas as informações de seus clientes e mantém um histórico completo dos casos e processos em um único lugar.  

Automatizar processos facilita a consulta de informações e o controle de atividades de todos os clientes, sem perder tempo e, principalmente nenhuma informação.

Usar e abusar da tecnologia é o grande pulo do gato para gerenciar seu escritório de maneira prática e eficiente! E você pode começar agora mesmo.

Contrate um software jurídico para a gestão do seu escritório de advocacia

Como não poderia deixar de ser já que falamos muito dele, o sistema jurídico é nossa primeira dica. 

Ele é essencial para organizar todos os processos da gestão de um escritório de advocacia. Um bom software jurídico é capaz de otimizar o dia a dia do escritório e aumentar sua produtividade em pouco tempo!

Esse tipo de sistema consegue suprir todas as necessidades de um escritório de advocacia:

• Otimização de tarefas
• Auxílio no cumprimento dos prazos processuais 
• Controle financeiro
• Armazenamento de histórico de todos os processos
• Acompanhamento da produtividade por meio de relatórios
• Agilidade para acompanhamento de atividades
• Envio automático de avisos para os usuários

Além dessas vantagens, o software do Legitimvs também realiza customizações que se adequam à realidade de cada escritório. 

Essa é uma ferramenta importantíssima para aumentar a produtividade e conseguir bons resultados a curto prazo. 

Conclusão

Neste artigo procuramos trazer para você o caminho das pedras para começar a gerenciar um escritório de advocacia.

Aumentar a produtividade, cuidar da gestão financeira, controlar os prazos e atender bem ao cliente são tarefas importantíssimas. Mais importante ainda é entender que escritórios de advocacia possuem necessidades e características específicas que devem ser levadas em conta.

Para tratar de todas elas, não tenha medo de usar a tecnologia. A automação de tarefas pode mudar completamente seu dia a dia!

Veja como funciona um sistema jurídico:

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