Fazer gestão da produção jurídica é uma tarefa complicada até para os advogados mais experientes. Como qualquer empresa, um escritório de advocacia necessita de um bom planejamento, definição de estratégias, metas a serem cumpridas e boa organização diária para que o serviço seja feito da melhor forma e o negócio cresça de forma saudável.
E é aí que mora o desafio no mundo jurídico: na maioria dos casos, essa gestão é feita pelo próprio advogado dono do escritório, que tem que estar focado nas questões administrativas e no trabalho jurídico ao mesmo tempo.
Mas se as duas coisas são igualmente importantes e uma inclusive depende da outra, como lidar com tudo isso? Como administrar da melhor forma para que o escritório ganhe produtividade, agilidade e qualidade? É isso que vamos te contar neste artigo, então aproveite a leitura.
O que é a gestão da produção jurídica
Antes de mais nada, vamos entender o que é a gestão da produção jurídica. Como já adiantamos no início deste artigo, gestão jurídica nada mais é do que estruturar, organizar e gerenciar o escritório de advocacia, pensando nos principais pilares do negócio: produtividade, controle de prazos, organização financeira e padrão de qualidade dos serviços. É um meio pelo qual seu escritório pode se destacar da concorrência e atingir patamares cada vez maiores e mais rapidamente.
Apesar de não ser uma atividade nova no mundo do empreendedorismo em advocacia, a gestão da produção jurídica tem tomado grandes proporções, principalmente por sua importância cada vez mais evidente. Atualmente temos até uma área específica que cuida de todos os processos de gestão, chamada de controladoria jurídica.
Qual o papel da controladoria jurídica na gestão de um escritório de advocacia
Controladoria jurídica é a área que cuida de todas as atividades jurídico-administrativas de um escritório jurídico. Ou seja, é o setor que auxilia o gestor a gerenciar seu negócio, permitindo que ele foque nas atividades técnicas importantes da advocacia.
Este é um termo muito comum na chamada Advocacia 4.0, marcada pela era da digitalização, automação, robotização e principalmente, modernização do setor. Hoje é impossível falar em boa gestão da produção jurídica sem mencionar os benefícios trazidos pela tecnologia e tudo que ela pode fazer para nos ajudar. Uma boa área de controladoria jurídica aliada a ferramentas tecnológicas de ponta pode auxiliar na gestão do seu escritório de advocacia, realizando tarefas de forma muito mais simples e ágil, principalmente com automação de processos. Vamos entender o que é e por que ela é tão importante para fazer uma boa gestão da produção jurídica.
Automação de processos: ferramenta essencial para uma boa gestão jurídica
Também chamada de RPA, da sigla em inglês Robotic Process Automation, a automação de processo robótico nada mais é do que uma tecnologia que possibilita imitar comportamentos humanos e realizar tarefas repetitivas com um robô de modo 100% automático, sem depender de uma pessoa para executá-las.
Esses robôs são capazes de capturar dados e interagir com programas, sites e sistemas para realizar diversos tipos de tarefas com as vantagens de funcionar 24 horas por dia e com margem de erro próxima a zero, diferente da atividade humana. Sendo assim, o RPA foi desenvolvido para facilitar a vida dos humanos e realizar atividades com tecnologias capazes de otimizar e acelerar diferentes fluxos de trabalho.
Desse modo, tarefas rotineiras, repetitivas ou muitas vezes manuais podem ser feitas de forma muito mais rápida com a ajuda inteligência artificial. Isso é de extrema importância para uma boa gestão da produção jurídica, uma vez que o uso da tecnologia possibilita agilizar tarefas, economizar tempo e dinheiro e principalmente, aumentar a eficiência do seu escritório.
Para se ter uma ideia, temos dados que comprovam que o uso da automação de processos em algumas tarefas pode gerar uma economia financeira de 40% a 60% em um ano para um escritório de advocacia.
Como funciona o processo de automação jurídica?
No geral, o processo de automação jurídica é bem simples. A primeira coisa que se deve fazer é elencar todas as necessidades e demandas do dia a dia (individuais e do escritório), depois definir o objetivo a ser alcançado com o processo e enfim saber quais funcionalidades serão indispensáveis no seu caso. A partir disso, você terá detectado todos os pontos de melhoria e onde poderia haver ganho de tempo e diminuição de pequenos empecilhos na execução de tarefas diárias.
Em todo caso, utilizar um software jurídicocomo o Legitimvs é sempre uma ótima opção, já que ele é especializado para o setor e reúne todas as funcionalidades essenciais para a boa gestão da produção jurídica, tais como:
- Automação de processos
- Otimização de tarefas
- Auxílio no cumprimento dos prazos processuais
- Controle e gestão financeira
- Armazenamento de histórico de todos os processos
- Acompanhamento da produtividade por meio de relatórios
- Agilidade para acompanhamento de atividades
- Envio automático de avisos para os usuários
Como o uso de um software jurídico pode fazer toda a diferença na gestão da produção jurídica
Como já vimos, a boa gestão da produção jurídica depende de áreas e ferramentas especializadas e a principal delas, sem dúvida nenhuma, é um software jurídico. Isso porque com ele é possível realizar todas as atividades que mencionamos anteriormente em um único sistema.
Um bom software jurídico como o Legitimvs é capaz de fazer a automação de todas as atividades rotineiras de um advogado, cobrindo a gestão completa dos processos e focando no ganho de produtividade.
Com o Legitmvs, por exemplo, é possível
- Cadastrar processos com prazos, andamentos, documentos, acordos e geração de acordos
- Controlar todas as tarefas que devem ser realizadas com acompanhamento de prazos
- Armazenar tudo que ocorre em cada processo, com histórico de atividades e seus documentos
- Automatizar fluxo para tratamento de publicações judiciais, protocolos e pagamento de guias
E na parte financeira, você pode:
- Importar extrato bancário, conciliação bancária, geração e baixa de boletos do escritório
- Gerenciar toda a parte financeira e seu faturamento dentro do sistema
- Fazer cadastro de contratos com os clientes para geração automática dos honorários
- Controlar contas a receber e a pagar
- Contas a Receber – importação de planilhas para agilizar o cadastro de itens e emissão de notas fiscais, geração de boletos, conciliação financeira, reembolso a pagar, faturamento, etc.
- Contas a Pagar – cadastro de consta recorrentes (mensal, semestral, anual), salários, fornecedores, etc.
Com uma boa controladoria utilizando um software jurídico que automatiza todos esses processos, você verá que o dia a dia o escritório se tornará tão organizado que o planejamento estratégico e os resultados virão muito mais rápido.
Conclusão
Neste artigo buscamos levar até você conceitos e dicas importantes sobre gestão da produção jurídica e como a tecnologia pode ajudar os escritórios de advocacia desde as mais simples tarefas até as mais complexas, dando todo o suporte necessário para uma boa administração.
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