Acompanhar os processos judiciais é uma tarefa essencial e uma das mais importantes para o bom funcionamento de um escritório de advocacia. Sem ela, a qualidade do serviço fica completamente comprometido, pois os processos estão no coração do trabalho de qualquer advogado.
Imagine perder prazos, datas de audiências, envios de documentos e informações novas do processo, por exemplo. Isso irá te causar uma insatisfação enorme com seus clientes e não é isso que queremos. Por isso, saber como funciona a consulta de processos e como acompanhá-los é fundamental.
Independente do porte do seu negócio, pense sempre na gestão estratégica do seu escritório e como a otimização dessa atividade pode te ajudar a criar uma rotina mais rápida, eficaz e produtiva.
Pensando nisso, separamos algumas orientações essenciais para que você possa fazer isso da melhor maneira.
Como funciona o acompanhamento de processos atualmente
Para entender como funciona o acompanhamento de processos, vamos voltar alguns anos. Antigamente, os advogados precisavam fazer tudo de forma física e manual, procurando as informações de seus processos todos os dias no Diário Oficial.
Imagine que loucura ter que ir atrás do Diário Oficial, folhear página por página até achar o processo, recortar a folha de jornal e guardar infinitos papeis todos os dias. Mesmo com toda a atenção do mundo, ainda era muito provável que o advogado perdesse alguma informação. Afinal, um profissional acompanha vários processos ao mesmo tempo e além dessa logística complexa, ainda era preciso anotar os prazos e fazer o próprio acompanhamento com uma agenda ou lista de anotações. Difícil, não é?
A boa notícia é que as coisas mudaram e o acompanhamento de processos pode ser feito de forma eletrônica. Isso quer dizer que você pode fazer tudo pela internet, economizando assim muito tempo e dinheiro.
No entanto, é importante entender também que o seu controle pessoal de prazos é igualmente importante. De nada adianta ter facilidades tecnológicas se a organização do seu escritório ainda é falha. O cumprimento correto dos prazos judiciais é de responsabilidade do escritório e este deve estar sempre atento a essa questão, mesmo com o acompanhamento online.
A importância da organização
É preciso ter em mente é que não importa a quantidade e qualidade de ferramentas tecnológicas que você possua, se o seu mindset e o da sua equipe não estejam voltados para a organização, priorização e produtividade.
Seja você um advogado autônomo ou gestor de um escritório com muitos funcionários, é importante e necessário definir escopos e prazos claros para cada atividade da empresa. Cada pessoa tem um jeito de organizar sua rotina e isso não é um problema, desde que todos estejam alinhados com o que o escritório precisa. Isso é muito importante, pois te ajudará a controlar e tomar decisões estratégicas de forma muito mais fácil.
Desse modo, nossa dica é fazer isso com todas as tarefas e com o acompanhamento de processos judiciais não pode ser diferente. Afinal, é uma das atividades essenciais no dia a dia do advogado.
Como acompanhar processos judiciais de forma eletrônica
Agora que você já sabe a importância do acompanhamento de processos jurídicos e da da organização, vamos entender como realizar esse processo.
Existem algumas maneiras de acompanhar os processos judiciais de forma eletrônica. Aqui vamos te mostrar como funciona e ao final, uma dica de como tornar essa tarefa muito mais eficiente.
Consulta aos sites de tribunais
Uma maneira de acompanhar os processos judiciais de forma online é fazendo uma consulta nos próprios sites dos tribunais. A questão a considerar neste caso é que no Brasil nós temos diversos tribunais espalhados por todos estados. E cada estado e tipo de causa tem seu próprio Diário de Justiça. Isso quer dizer que você deve saber exatamente onde seus processos estão ocorrendo, além de estar muito atento à publicação de todos os tribunais, todos os dias.
Pode parecer complexo e é mesmo. Além da diversidade de tribunais presentes no Brasil, cada um possui seu próprio site e sistema de busca. Ou seja, alguns são mais fáceis e intuitivos e outros mais complexos; alguns mais rápidos, outros muito lentos.
Então, ao incluir essa tarefa na rotina do seu escritório, tenha em mente que a pessoa responsável (ou até você mesmo) deverá mapear dentro de todos os clientes quais processos estão em andamento, em quais tribunais eles se encontram, como é o sistema de busca do tribunal e finalmente realizar a pesquisa, que pode demorar de 5 a 15 minutos por processo. Essa com certeza é uma tarefa que exige muito tempo, dedicação e atenção.
Acompanhar processos judiciais com pesquisas em sites de buscas
Justamente pela dificuldade em fazer consultas a todos os tribunais brasileiros, alguns sites reúnem as informações de todos os tribunais e Diários de Justiça de forma gratuita, como é o caso do JusBrasil, por exemplo.
Essas plataformas podem facilitar muito o trabalho do advogado ou da pessoa responsável pelas pesquisas de publicações. No entanto, essa também é uma tarefa manual que demanda tempo e muita atenção de quem a está realizando. Mesmo com a facilidade na pesquisa, é preciso certificar-se de que a plataforma em questão está devidamente atualizada e contém todas as informações do processo.
Além disso, seja por consulta direta nos sites dos tribunais ou por meio de pesquisas em sites de buscas, é fundamental ter um controle de todas as informações coletadas para que elas fiquem armazenadas em um único local e que não se percam com o passar do tempo. Isso pode ser feito de forma manual ou automática, com planilhas de excel ou como um software jurídico, que é nosso próximo tópico.
Acompanhar processos judiciais com automação de pesquisas
Aqui vem o pulo do gato para te ajudar a acompanhar os processos judiciais de maneira muito mais econômica e produtiva.
Como comentamos, esta é uma atividade importantíssima, mas que demanda muito tempo e atenção se feita manualmente, seja consultando diretamente os sites dos tribunais ou fazendo pesquisas em sites de buscas. Dentre as estratégias que você pode utilizar para ter uma melhor organização na rotina e com maior produtividade é automatizar esse tipo de tarefa e usar robôs para fazer a busca de todos processos de todos os clientes do escritório.
Com o uso da chamada RPA, Robotic Process Automation ou Automação de Processo Robótico em português, o acompanhamento de processos jurídicos pode se tornar muito mais ágil e econômico. Os robôs agem como se fossem humanos, ou seja, eles mesmos fazem a busca das publicações no site do tribunal correto e disponibilizam todas elas de forma automática dentro de um software jurídico como o Legitimvs, por exemplo.
Aqui no Legitimvs nossos robôs realizam essa atividade todos os dias garantindo cópias sempre disponíveis no sistema. Além da agilidade, o robô também é capaz de separar as cópias dos processos em arquivos menores para facilitar o manuseio e fazer a busca nos tribunais corretos, pois em alguns estados existe mais de um site disponível para pesquisa.
No geral, temos dados que comprovam que o uso da tecnologia nesse tipo de tarefa pode gerar uma economia financeira de 40% a 60% em um ano para um escritório de advocacia, além de permitir um aumento significativo na produtividade da equipe, uma vez que fazer essa atividade que demanda tempo já não é mais necessária.
Além do uso de robôs para a pesquisa de publicações, o software jurídico também ajuda os advogados e escritórios a otimizar o tempo e fazer uma melhor gestão administrativa de modo simples e prático.
Conclusão
Neste artigo abordamos a questão importante do acompanhamento dos processos judiciais, controle de tarefas e organização e como esse processo pode ser feito de maneira eletrônica.
Apesar das facilidades que a internet nos traz todos os dias, muitas atividades ainda são feitas de forma manual, demandando muito tempo e dinheiro dos escritórios de advocacia. Porém, com o uso de softwares jurídicos essa realidade vem mudando e muitas tarefas já podem ser realizadas de maneira totalmente automática, que é o caso das pesquisas de publicações nos tribunais.
Se você quer saber melhor sobre como funciona na prática, agende um papo conosco: https://calendly.com/legitimvs/30min?month=2020-11