Como escolher o melhor software jurídico

Cada escritórios tem sua cultura de trabalho e suas necessidades especificas, por isso é importante adotar o melhor software jurídico de acordo com as necessidades do escritório. Importante que o software possa ter recursos que ajudem o escritório no agora, porém possa continuar a ajudar se o escritório crescer.

A transformação digital e a advocacia 4.0 são conceitos cada vez mais fortes. Prova disso é que segundo o Censo Jurídico 2020, a grande tendência do setor para este ano é o uso de inteligência artificial, seguida por proteção de dados e automação de tarefas. Isso vai ao encontro de outro indicador importante: segundo 30% dos respondentes, a desorganização foi o maior vilão do mercado jurídico, atrás apenas de economia do país e saturação do mercado.

No entanto, a pesquisa também mostra que apenas 35,1% dos pesquisados ainda não utilizam um software jurídico. Ou seja, os advogados veem a automação jurídica como tendência e prioridade para resolver a questão da desorganização, mas ainda não a colocaram em prática, muitas vezes por não saber seus benefícios, como utilizar e qual escolher.

Então, aqui neste artigo vamos te ajudar a entender:

• O que é um software jurídico e seus benefícios
• Como escolher um software jurídico
• Qual o melhor software jurídico
• Quais são suas funcionalidades

O que é um software jurídico?

Software jurídico é um sistema de automação feito especialmente para uso de um advogado, que pode ser autônomo, colaborador, sócio e/ou administrador de um escritório de advocacia.

Basicamente, trata-se de um programa operacional e de gerenciamento das atividades individuais do advogado e de escritórios de advocacia de todos os portes.

O papel desse tipo de software de gestão completo é importantíssimo. Com ele é possível organizar e automatizar todos os processos do dia a dia, otimizando tarefas e aumentando a produtividade do escritório em pouco tempo!

Um bom software jurídico consegue suprir todas as necessidades de um escritório de advocacia:

• Gestão de Prazos
• Otimização de Tarefas
• Gestão Financeira
• Armazenamento de histórico “CRM” de todos os processos
• Acompanhamento da produtividade por meio de relatórios
• Agilidade para acompanhamento de atividades
• Envio automático de avisos para os usuários

Imagine que você esteja trabalhando em 15 novos processos que surgiram ao mesmo tempo. É preciso estudar os casos, guardar o histórico de informações dos clientes, manter o bom relacionamento com eles e nem pensar em esquecer reuniões, audiências e prazos! Além de todas essas questões, ainda é preciso cuidar da gestão do escritório, se você tiver um. Isso inclui controle financeiro, contas a pagar e a receber, acompanhamento da produtividade dos colaboradores e tudo que é necessário para manter o escritório vivo.

Difícil, não é? Agora imagine ter uma ferramenta que te auxilia em todos essas tarefas. Em resumo, é isso que um software jurídico faz.

Mas como escolher o melhor software jurídico?

Atualmente existem algumas opções de software jurídico no mercado e escolher a solução que melhor lhe atende pode parecer difícil, principalmente se você é novo nessa questão. Mas não se preocupe. Nós vamos te ajudar.

Veja aqui os 10 principais pontos a serem levados em conta na hora de escolher o melhor software jurídico:

1. Identifique onde podem estar as melhorias
2. Trace um objetivo claro para seu uso
3. Esteja aberto para inovações e adaptações na rotina
4. Entenda como funciona o controle de prazos
5. Verifique como é feita a gestão de documentos
6. Opte por um sistema com gestão financeira
7. Escolha um software de fácil usabilidade
8. Verifique se há integração com outras aplicações
9. Priorize o que te oferece treinamento de uso
10. Procure saber se o software oferece customizações

Vamos detalhar cada um deles.

1 – Identifique onde podem estar as melhorias

Antes de iniciar a busca pelo melhor software jurídico é importante identificar quais problemas você e/ou seu escritório precisa resolver.

Para isso, pergunte a si mesmo:

• Estou perdendo muito tempo onde não devo?
• As atividades do escritório poderiam ser mais produtivas?
• Estou com problemas ao acompanhar prazos?
• O controle financeiro do escritório está em dia com todas as contas a receber e a pagar organizadas?
• Consigo atender rapidamente o meu cliente quando ele pergunta alguma questão de seu processo?

Fazendo esse exercício você poderá visualizar onde mais precisa de ajuda e a partir de então, definir como o software jurídico pode auxiliar.

2 – Trace um objetivo claro para seu uso

Depois de identificar quais problemas você precisa resolver, é hora de traçar um objetivo principal para o uso do software jurídico.

Ao fazer isso, você será capaz de analisar todas as funcionalidades do sistema e saber se elas estão de acordo com suas reais necessidades.

Por exemplo, se seu escritório precisa ganhar produtividade nas tarefas relacionadas unicamente à atividade jurídica e o controle financeiro está perfeito, você poderá reduzir custos ao contratar apenas os módulos que você irá utilizar.

3 – Gestão legal deve tirar proveito da tecnologia

Um dos principais benefícios de contratar um bom software jurídico é conseguir automatizar muitas atividades e ganhar produtividade com isso.

No entanto, essa modernização costuma ter um tempo de adaptação. Afinal, imagine mudar completamente a forma como você sempre fez uma tarefa.

Mas não se preocupe, pois esse período geralmente é curto. Mantenha o pensamento de que depois da adaptação os benefícios serão inúmeros e sua rotina será muito mais fácil, ganhando tempo e dinheiro.

4 – Entenda como funciona o controle de prazos

O controle da contagem de prazos é importantíssimo para qualquer advogado, não é? Perder prazos processuais pode gerar grandes prejuízos.

E aqui vai uma dica preciosa: mesmo que você ou seu escritório nunca tenha perdido um prazo, conte com um software jurídico para te ajudar nesse controle. Você verá como seu dia a dia ficará mais fácil, podendo focar em outras atividades sem se preocupar em controlar as datas.

5 – Verifique como é feita a gestão de documentos

O software jurídico me permite criar e gerir documentos? Consigo criar uma petição inicial de forma automática? Se meu cliente me perguntar sobre alguma questão do processo, as informações estarão devidamente armazenadas e fáceis de encontrar?

Se as respostas forem sim, é um bom indicativo de que você está escolhendo o sistema certo. Um bom software jurídico automatiza processos facilita a consulta de informações, melhorando inclusive o relacionamento com seu cliente.

6 – Opte por um sistema com gestão financeira

De nada adianta ter todas as atividades jurídicas automatizadas e organizadas se você ainda precisar se preocupar com a gestão financeira do seu negócio. Mesmo que você opte por contratar um administrador especialmente para isso, você terá o custo do colaborador e deverá gastar um bom tempo verificando e analisando os controles também.

Por isso, a melhor opção é contratar um software jurídico que já tenha o módulo de gestão financeira. Com ele, você poderá fazer a gestão financeira dos processos em andamento, do pagamento de honorários e das contas a pagar e receber da empresa, organizando tudo em um só lugar.

7 – Escolha um software de fácil usabilidade

Lembra que comentamos sobre o período de adaptação em um dos tópicos anteriores? Pois bem, ele será ainda mais fácil se o software jurídico tiver boa usabilidade.

Esse é um dos critérios principais de escolha que muitas pessoas se esquecem de levar em conta. Isso porque o software jurídico vem para te ajudar e não atrapalhar. Então escolha um sistema que se encaixe no seu dia a dia e realmente facilite sua rotina, com interface simples e que possa ser acessada de qualquer lugar.

8 – Verifique se há integração com outras aplicações

Ainda na questão da boa usabilidade, prefira softwares jurídicos que também possuam integração com outros sistemas que seu escritório já utilize, como um aplicativo de calendário, por exemplo. Isso pode facilitar muito sua rotina.

9 – Priorize o que te oferece treinamento de uso

Além de garantir facilidade na hora de usar e de integrar com outras aplicações, é muito importante que seu fornecedor lhe ofereça um treinamento de uso.

O treinamento garante que você e seus pares ou colaboradores conheçam todas as funcionalidades do software e saibam aproveitá-las ao máximo. Desse modo, você poderá testar o sistema, tirar suas dúvidas e rapidamente estará preparado para começar a usá-lo.

10 – Procure saber se o software jurídico oferece customizações

Na hora de escolher o melhor software jurídico, pesquise sobre a possibilidade de haver customizações para o seu negócio. Muitas vezes funcionalidades específicas são necessárias para garantir que o sistema cubra todas as suas necessidades. Por isso, não deixe de perguntar aos fornecedores se há possibilidade de criar algo especialmente para você e quando isso pode te custar. Pode ser um bom indicador de custo-benefício e de parceria do fornecedor.

Então, qual o melhor software jurídico?

O melhor software jurídico, sem dúvida alguma, é aquele que vai conseguir atender suas necessidades e os objetivos que você traçou lá no início.  Os critérios que citamos acima são pontos essenciais para te ajudar a escolher um entre tantos sistemas disponíveis no mercado.

Aqui no Legitimvs nos orgulhamos em dizer que todos eles fazem parte de nosso sistema e de nossa cultura de atendimento ao cliente, com funcionalidades completas e exclusivas para cada negócio.

Conheça mais nesse vídeo:

Quais são as funcionalidades do Legitimvs?

O Legitimvs atua tanto com processos judiciais, como extrajudiciais. Com apenas um clique migre um processo Extra Judicial para o modulo Judicial.

Com o Legitimvs, é possível

• Cadastrar processos com prazos, andamentos, documentos, acordos e geração de acordos
• Controlar todas as tarefas que devem ser realizadas com acompanhamento de prazos
• Armazenar tudo que ocorre em cada processo, com histórico de atividades e seus documentos
• Automatizar fluxo para tratamento de publicações judiciais, protocolos e pagamento de guias

E na parte financeira, você pode:

• Importar extrato bancário, conciliação bancária, geração e baixa de boletos do escritório
• Gerenciar toda a parte financeira e seu faturamento dentro do sistema
• Fazer cadastro de contratos com os clientes para geração automática dos honorários
• Controlar contas a receber e a pagar
  • Contas a Receber – importação de planilhas para agilizar o cadastro de itens e emissão de notas fiscais, geração de boletos, conciliação financeira, reembolso a pagar, faturamento, etc.
  • Contas a Pagar – cadastro de consta recorrentes (mensal, semestral, anual), salários, fornecedores, etc.

O Legitimvs faz a automação de todas as atividades rotineiras de um advogado, cobrindo a gestão completa dos processos e focando no ganho de produtividade. Possui interface simples e intuitiva, mas também fornecemos um treinamento para o melhor uso da ferramenta e algumas customizações gratuitas.

Principais benefícios que você terá ao contratar o Legitimvs:

• Gestão completa e automatizada de processos e prazos
• Ganho de produtividade
• Gestão financeira eficiente
• Melhor relacionamento com seu cliente
• Usabilidade simples e descomplicada
• Segurança da informação

Qual o valor do Legitimvs?

O Legitimvs possui 3 tipos de assinaturas de acordo com o porte do escritório, pensando no melhor custo-benefício para você.

Funciona assim: se seu escritório tem 10 colaboradores cadastrados, mas somente 5 acessaram o sistema no mês, a cobrança será apenas desses 5 usuários.

Conheça as assinaturas

Plus

3 usuários inclusos

Ideal para advogados autônomos ou escritórios com até 10 colaboradores. Nele você conta com um dos módulos (Judicial ou Extrajudicial) e suporte via Módulo de Suporte.

Pro

7 usuários inclusos

Para pequenos escritórios acima de 7 colaboradores ou que não necessitam de automatizações de tarefas, mas precisam utilizar os Módulos Judicial e Extrajudicial. Nessa assinatura, a solicitação de suporte é feita via Módulo de Suporte, mas você também conta com atendimento via Whatsapp. Além disso, customizações ou melhorias tem prioridade em relação ao plano Plus.

Premium

15 usuários inclusos

Para escritórios acima de 15 colaboradores, departamentos de grandes empresas ou escritórios de pequeno e médio porte que necessitam de automatizações de tarefas e muitos recursos. No plano Premium, você conta com todo o suporte da assinatura Pro + reuniões online mensais com nossa equipe de desenvolvimento para tratar de chamados específicos ou fazer alterações e melhorias no sistema, que terão prioridade em relação à demais assinaturas.

O que está incluso na assinatura?

Além dos recursos do sistema, o Legitimvs também disponibiliza publicações importadas com base na OAB. No plano Flex, oferecemos o monitoramento de uma OAB para todo o Brasil, enquanto nos demais planos, podemos monitorar até 5, dependendo da quantidade de usuários.

Preciso pagar a implantação do sistema e o treinamento?

Não. No momento da implantação nós importamos seus processos via excel e realizamos um treinamento online para a equipe sem custos extras para você.

Existe limitação do número de processos?

Não temos limite de quantidade de processos. Temos apenas cotas para upload de arquivos.

Qual a quantidade mínima do número de usuários por assinatura?

Não há limite mínimo. Com apenas um usuário, você já tem acesso a todos os recursos de um grande escritório de advocacia.

Qual o tempo mínimo de contrato?

Não existe um tempo mínimo de contrato. Você pode cancelar quando quiser sem multas, pagando apenas a mensalidade do mês.

Quer conhecer como funciona na prática? Agende uma demonstração com um de nossos especialistas: