O que é controladoria jurídica e quais são os benefícios

A controladoria jurídica é a área que cuida de todas as atividades jurídico-administrativas do escritório jurídico, ou seja, é o setor que auxilia o gestor a gerenciar seu negócio, permitindo que ele foque nas atividades técnicas importantes da advocacia.

Este é um termo muito comum na chamada Advocacia 4.0, momento o qual estamos vivendo, marcado pela era da digitalização, automação, robotização e principalmente, modernização do setor.

Hoje sabemos que a maioria dos escritórios jurídicos é formada por advogados empreendedores, mas ocupar as duas posições é uma tarefa um tanto quanto complicada. Gerenciar um escritório de advocacia é como gerenciar qualquer negócio e para a empresa crescer, uma boa administração é fundamental.

Planejamentos, metas, organização de tarefas e acompanhamentos constantes são alguns dos itens que não podem faltar. É aí que a controladoria jurídica e a Advocacia 4.0 entram. É importante abordarmos os dois conceitos juntos, uma vez que a tecnologia presente na Advocacia 4.0 é ferramenta essencial para a controladoria jurídica. Com a digitalização e modernização do segmento jurídico de modo geral, as ferramentas tecnológicas vêm como grandes aliadas para a boa gestão dos escritórios de advocacia e é isso que vamos ver neste artigo.

Como funciona a controladoria jurídica?

Como vimos, a controladoria jurídica é a área que auxilia o gestor do escritório de advocacia a fazer uma boa administração do negócio como um todo. Mas você deve estar se perguntando o que a diferencia de uma área administrativa-financeira comum, não é mesmo?

Pois bem, a diferença já está presente no próprio nome. A controladoria jurídica é justamente focada no segmento do direito e especializada em atividades específicas da área, tais como:

• Cadastro de processos
• Controle de prazos processuais
• Acompanhamento processual
• Emissão de guias
• Produção de relatórios de acompanhamento
• Gestão do software jurídico

Essas tarefas, normalmente feitas pelo advogado empreendedor e seus colaboradores, necessitam de atenção e dedicação, principalmente de tempo. E cá entre nós, tempo é coisa rara na rotina de um advogado, não é?

Por isso, a formação de uma área de controladoria jurídica é tão importante. É ela quem vai organizar, padronizar os processos e acompanhar as atividades do escritório, atuando como uma espécie de assessoria para o gestor. Além de permitir que os advogados trabalhem somente na sua área técnica focando no core business, a controladoria jurídica também ajuda o escritório a ganhar produtividade e eficiência ao centralizar e organizar todas as informações em um só lugar.

O que a controladoria jurídica pode fazer pelo seu escritório?

Muitos são os benefícios e as maneiras que a controladoria jurídica pode trazer. Listamos aqui os principais:

Melhor gestão geral do escritório de advocacia

A controladoria, quando bem feita e com as ferramentas certas, pode levar a gestão do seu escritório a outro patamar. Isso porque com ela é possível organizar atividades, fazer gestão de tempo, gestão financeira, acompanhar os processos de perto e realizar acompanhamentos constantes através de relatórios precisos. Se combinada com uso de ferramentas tecnológicas como softwares jurídicos, a gestão torna-se ainda mais simples, eficiente e rentável.

Mais organização

Com a controladoria jurídica, fica muito mais fácil encontrar as informações que você precisa em um único lugar. Ela pode funcionar como uma grande central de informações, normalmente em um sistema, que armazena e facilita o acesso a dados importantes dos processos. Além disso, também pode auxiliar na gestão de tarefas e acompanhamento de prazos processuais, importantíssimos para a atuação impecável dos advogados.

Mais eficiência e rentabilidade

Com o escritório mais organizado, você será capaz de controlar e priorizar corretamente todas as atividades concernentes tanto à advocacia quanto à administração. Isso trará muito mais produtividade e eficiência a curto prazo e por consequência, mais rentabilidade para seu escritório.

Tomadas de decisões mais fáceis e precisas

A controladoria jurídica é capaz de te dar uma visão ampla e precisa do cenário atual do seu escritório, bem como projeções para o futuro. Tudo isso baseado em dados gerados por meio de relatórios inteligentes. Isso torna o processo de tomadas de decisão muito mais fácil e rápido, pois ao enxergar o cenário completo, é possível planejar com mais assertividade.

Economia financeira a curto prazo

Uma vez implementada a controladoria jurídica no seu escritório, a redução de custos será uma consequência automática e mais rápida do que você imagina. A organização e principalmente a utilização de tecnologia para automação de tarefas pode reduzir seu custo em até 60% ao ano.

Seu escritório necessita de uma controladoria jurídica?

A resposta é sim! Independente do porte do seu negócio, se você trabalha sozinho ou é gestor de um grande escritório, a organização e planejamento são essenciais para o bom funcionamento da empresa.

Lembre-se que para o negócio crescer de forma sustentável, é preciso elaborar uma boa estratégia. E para isso deve-se ter um bom controle sobre as atividades advocatícias e administrativas, bem como fazer uma ótima gestão de tempo. Só assim você conseguirá se organizar para cumprir as metas de curto, médio e longo prazo e fazer seu escritório crescer saudavelmente.

Mas ao contrário do que muitos pensam, para começar uma área de controladoria jurídica não é necessário fazer diversas contratações, treinar colaboradores e investir milhões de reais. Com a Advocacia 4.0 podemos contar com softwares jurídicos como o Legitimvs, por exemplo, que pode entregar todas as ferramentas necessárias para uma controladoria jurídica completa.

Então, seja você um advogado autônomo que possui um escritório digital ou um gestor de grande empresa com uma área completa de controladoria, é possível contar com a tecnologia para auxiliá-lo em todo esse processo.

Um bom software jurídico pode auxiliar sua controladoria jurídica a:

• Otimizar tarefas
• Cumprir prazos processuais
• Fazer controle financeiro
• Armazenar histórico e informação de todos os processos
• Gerar relatórios precisos de produtividade
• Acompanhar tarefas
• Enviar avisos automáticos aos colaboradores
• Automatizar atividades com uso de robotização

Ao aliar a controladoria jurídica com ferramentas de alta tecnologia, você estará preparado para enfrentar os desafios do empreendedorismo advocatício. Estar atento às mudanças no setor e se atualizar constantemente fará toda a diferença para o crescimento do seu negócio.

Controladoria e RPA Jurídico

Uma das áreas que mais se beneficiam da automação jurídica sem dúvida é a controladoria jurídica, porque é uma área que realizada diversas tarefas repetitivas e padronizadas, ou seja, os dois principais requisitos para uma automação de sucesso. Com isso é natural que seja aonde começam as primeiras automações e apartir dessa experiência de sucesso as demais áreas do escritórios começam a também implementar a automação.