Automação de tarefas com o uso de RPA Jurídico “Robôs”

Você sabia que RPA Jurídico pode te ajudar a acompanhar diariamente as publicações e realizar a leitura e ciência das intimação eletrônica dos diversos tribunais do Brasil que é uma tarefa importante e uma das que mais tomam tempo dos escritórios de advocacia?
Imagine buscar manualmente todos os dias todas as publicações dos diversos casos em andamento nas dezenas de tribunais espalhados pelo País. Uma loucura, não é?

Além disso após a dar a ciência nas publicações é necessário normalmente baixar a cópia atualizada para o processo para que os advogados do escritório possam rapidamente analisar a publicação e realizar as tarefas necessárias. Para se ter uma ideia, uma pessoa demora de 5 a 10 minutos para analisar uma publicação e baixar uma cópia de um processo. Esse tempo pode ser ainda maior quando dependendo do sistema do tribunal, em alguns sistema o tempo pode ser de até 30 minutos.

Isso é muito crítico se pararmos para pensar quanto tempo é gasto em um mês, por exemplo. Aqui mesmo no blog já abordamos como a gestão do tempo é importante para a boa produtividade de um escritório de advocacia e como ela pode te ajudar a crescer de maneira sustentável e organizada.

Então, pensando nisso, neste artigo vamos te contar como a tecnologia, e principalmente, a automação de processos (RPA) pode deixar essa tarefa infinitamente mais fácil e rápida.

Hoje não é segredo para ninguém que as atividades manuais estão ficando para trás, então vamos entender como essa automação funciona e o que ela pode fazer por nós.

O que é RPA Jurídico e como funciona em conjunto com software jurídico

RPA é uma siga em inglês que significa Robotic Process Automation ou Automação de Processo Robótico em português. Mas o que isso quer dizer?

A automação de processo robótico “RPA Jurídico” nada mais é do que uma tecnologia que possibilita imitar comportamentos humanos e realizar tarefas repetitivas com um robô de modo 100% automático, sem depender de uma pessoa para executá-las.

Esses robôs são capazes de capturar dados e interagir com programas, sites e sistemas para realizar diversos tipos de tarefas com as vantagens de funcionar 24 horas por dia e com margem de erro próxima a zero, diferente da atividade humana. Sendo assim, o RPA foi desenvolvido para facilitar a vida dos humanos e realizar atividades com tecnologias capazes de otimizar e acelerar diferentes fluxos de trabalho, inclusive de advogados.

Com o uso desse sistema, as vantagens são enormes. Entre elas, é possível reduzir consideravelmente os custos, diminuir erros e aumentar a produtividade do escritório de advocacia como um todo. Afinal, ao invés de realizar atividades repetitivas que demandam muito tempo, com o uso de RPA é possível focar em tarefas realmente importantes que farão a diferença no negócio ao final do dia.

Controladoria Jurídica e RPA para gestão legal na prática

Agora que você já sabe o que é a tecnologia de Automação de Processo Robótico, vamos falar como ela pode ajudar no seu dia a dia.

Muitos são os processos que ela facilita, mas como comentamos na introdução, neste artigo vamos falar especificamente do download da cópia de processos em pdf e pesquisa por publicações nos sites dos diversos tribunais que não enviam suas publicações para o DJE.

Com o uso de automação jurídica com RPA, essa atividade pode se tornar infinitamente mais rápida e barata. Isso porque os robôs agem como se fossem humanos, ou seja, eles mesmos fazem a busca das publicações no site do tribunal correto e disponibiliza todas elas de forma automática dentro de um sistema jurídico como o Legitimvs. Os Advogados podem em segundo passo solicitar a cópia dos processos para publicações que precisam de um trabalho onde a cópia do processo é necessária.

Aqui no Legitimvs, por exemplo, nossos robôs realizam essa atividade todos os dias garantindo cópias sempre disponíveis no sistema. Além da agilidade, o robô também é capaz de separar as  cópias dos processos em arquivos menores para facilitar o manuseio e fazer a busca nos tribunais corretos, pois em alguns Estados existe mais de um site disponível para pesquisa.

Veja aqui a tabela completa (Projudi, PJE, EPROC):

Software jurídico e as Vantagens do uso de automação

Os benefícios de contar com a tecnologia no dia a dia são enormes. Aqui vamos contar o caso real de um de nossos clientes que vivenciou isso na prática.

Até o início de 2020 um escritório de advocacia de grande  porte de São Paulo, tinha uma equipe de assistentes que auxiliavam os advogados baixando e inserindo no sistema Legitimvs a cópia dos processos.

Ao total eram seis pessoas gastando 160 horas cada uma somente nessa atividade. Já dá para imaginar o quanto de recurso foi usado, não é?
Para se ter uma ideia, um único robô do sistema jurídico é capaz de buscar e atualizar mais de 15 mil cópias por mês. Não é difícil de entender que a substituição vale a pena em muitos sentidos. O escritório sentiu isso na pele e economizou em torno de R$ 60.000,00 em um ano com a substituição da atividade humana pelo sistema jurídico com RPA!

Após o sucesso da automatização das tarefas nos sistemas dos tribunais o escritório também passou a utilizar os robôs para atualizar o sistema de seus clientes, passando a realizar o envio de mais de 40 mil andamentos para seus clientes de forma automatizada. Com isso, passou a manter os sistemas de seus clientes atualizados com mais frequência e diminuição de erros. Com esses robôs a economia deve atingir mais de 20 mil por ano.

Podemos afirmar que a economia foi até maior que a citada acima, porque o escritório já estava com dificuldades de realizar as tarefas de forma manual. Desse modo, sua equipe precisava realizar horas extras e trabalhar aos finais de semana. Por isso, sem os robôs, o escritório precisaria aumentar a equipe e com isso aumentaria seus custos caso não tivesse investido na solução de RPA da Legitimvs.

No geral, temos dados que comprovam que o uso da tecnologia nesse tipo de tarefa pode gerar uma economia financeira de 40% a 60% em um ano para um escritório de advocacia, além de permitir um aumento significativo na produtividade da equipe, uma vez que fazer essa atividade que demanda tempo já não é mais necessária.

Tudo isso sem contar a facilidade que é usar um sistema como esse. Não é necessário nenhum tipo de intervenção e as publicações e cópias dos processos ficam disponíveis automaticamente.

Além do uso de robôs para a pesquisa de publicações, o software jurídico também tem ajudado esse e outros escritórios a otimizarem seu tempo e fazer uma melhor gestão do escritório.

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