Gestão financeira para um escritório de advocacia: primeiros passos

Uma das grandes questões que permeiam os advogados recém-entrantes no mundo do empreendedorismo é justamente como administrar um negócio e como parte disso a gestão financeira. Essa tarefa realmente não é fácil, uma vez que a educação financeira e administrativa não é fornecida por escolas e faculdades de Direito. Mas saiba que este é um dos pontos essenciais para ter sucesso tanto como advogado autônomo como para ser CEO de um grande escritório de advocacia.

Pensando nisso, vamos contar neste artigo porque você deve fazer uma boa gestão financeira e como dar os primeiros passos para uma administração eficiente. Vamos lá!

Por que fazer gestão financeira é importante para o escritório de advocacia?

Fazer uma boa gestão financeira é tão importante quanto advogar bem, pois ela é um dos pilares que mantém o negócio funcionando. Não só escritórios de advocacia, mas qualquer empresa, não é mesmo? Sem meias palavras, se você não se preocupar com isso, o risco de falência é altíssimo! Iniciar um negócio já com essa visão é muito importante, mesmo que seja como autônomo trabalhando de casa e com poucos clientes no começo.

Uma boa gestão administrativa te permite ter uma visão completa da saúde financeira do seu negócio a curto, médio e longo prazo. Com ela, você saberá se a empresa está dando lucro ou prejuízo, se os honorários estão sendo cobrados e pagos da maneira correta, se seu serviço está sendo bem precificado, entre muitos outros. A gestão financeira feita de forma correta também fornece indicadores precisos que ajudam em tomadas de decisões importantes, como quando contratar mais pessoas, mudar de espaço físico, prospectar clientes, fazer gestão de crise, etc.

Conhecer a fundo termos como fluxo de caixa, DRE, ponto de equilíbrio, capital de giro, lucro bruto e lucro líquido, entre tantos outros, pode parecer um grande desafio no início. Mas você verá que aos poucos eles se tornarão familiares e isso fará parte do seu dia a dia. E mais do que isso, ferramentas que te ajudarão a concentrar no que mais interessa: fazer o negócio crescer de forma sustentável, permitindo que você foque em suas atividades como advogado.

Agora você deve estar se perguntando por onde começar. Nos tópicos a seguir vamos te mostrar os primeiros passos e como fazer uma administração eficiente, independente do porte da sua empresa.

Primeiros passos para fazer a gestão financeira de um escritório de advocacia

Apesar de parecer um assunto complexo, não é difícil começar. Seguindo alguns passos simples, você verá que administrar um negócio pode ser mais simples do que você imagina.

Veja nossas dicas a seguir:

1 – Faça o diagnóstico da sua situação atual

Comece fazendo um levantamento de todos os seus custos e separe-os entre os fixos e os variáveis. Os custos fixos são aqueles que existem para manter sua empresa funcionando todo mês, independentemente se você prestou algum serviço ou não. São eles: salários, aluguel, energia, telefone, internet, etc. Note que mesmo que você trabalhe de casa, são custos que você deve contabilizar em sua devida proporção. Já os custos variáveis são aqueles que dependem da atividade da empresa, como impostos sobre o serviço prestado dependendo do regime adotado, pagamento de comissões de indicação de cliente, eventuais fornecedores, etc. Faça também um levantamento de quanto você fatura por mês e quais são seus ganhos fixos e pontuais.

Com essas informações primárias, você começará a ter uma visão mais global de como anda seu negócio: se você está gastando mais do que ganha, se está sobrando dinheiro para uma reserva de caixa e a partir daí poderá a fazer o planejamento efetivo.

2 – Defina objetivos claros

Para fazer um bom planejamento financeiro, não basta ter um diagnóstico da situação atual. É preciso traçar metas e começar a definir tarefas para colocá-las em prática. Então, comece pensando em como você quer ver seu negócio no curto, médio e longo prazo e o que deve ser feito para alcançar seus objetivos. Você pode ter a intenção de adquirir ou aumentar o seu espaço físico, contratar mais advogados para aumentar a área de atuação do escritório, expandir a capacidade produtiva ou simplesmente faturar mais. O importante aqui é ter uma noção de onde você quer chegar e definir metas para isso, sejam pessoais ou para toda a sua equipe.

3 – Separe as finanças pessoais das profissionais

Essa é uma das questões mais importantes quando se trata de gestão financeira. Muitos empreendedores começam usando recursos pessoais para viabilizar o negócio, o que é natural. Mas assim que a empresa for criada, separe tudo que é gasto do escritório do que é gasto pessoal, use contas bancárias diferentes, defina um orçamento para empresa, inclusive seu salário se você for autônomo e estiver iniciando sozinho. Essa separação é importantíssima para a saúde do negócio, pois evita o descontrole financeiro e eventuais endividamentos.

4 – Faça controles periódicos e tenha disciplina

Nada melhor do que acompanhar se seus objetivos estão sendo alcançados do que controles periódicos. O ideal é que ao menos uma vez por mês você faça um levantamento e análise das suas despesas e receitas e use essas informações a seu favor para traçar novas metas a curto, médio e longo prazo e até mesmo uma mudança de rota se for preciso.

Para isso, lembre-se sempre de manter as informações atualizadas. Lance suas contas a pagar e a receber e registre absolutamente tudo. Isso é fundamental para construir um fluxo de caixa correto, que poderá te auxiliar no controle e na gestão financeira. Caso contrário, o planejamento não será eficiente.

5 – Utilize um software jurídico

Imagino que você esteja pensando em como fazer o planejamento e todos esses controles ou já deve ter até pensado em abrir o excel e começar agora mesmo, não é?

Muitos advogados empreendedores começam assim, mas acredite em mim: em pouquíssimo tempo você terá tanta coisa para preencher e tantas planilhas para olhar que a gestão financeira vai acabar ficando de lado, afinal suas tarefas como advogado são o coração do seu negócio e não podem deixar de ser feitas.

A boa notícia é que você pode contar com softwares jurídicos para te ajudar, tanto nas tarefas da advocacia, quanto na gestão financeira do próprio negócio, automatizando alguns processos que fariam você perder muito tempo se fossem feitos manualmente. Esse tipo de sistema foi desenvolvido especialmente para escritórios de advocacia e tem funções de gestão financeira específicas da área, como honorários e taxas a serem pagas, além de todas as contas a pagar e receber da empresa.

Aqui no Legitimvs, por exemplo, temos funcionalidades como:

• Contas a Receber – importação de planilhas para agilizar o cadastro de itens e emissão de notas fiscais, geração de boletos, conciliação financeira, reembolso a pagar, faturamento, etc.
• Contas a Pagar – cadastro de consta recorrentes (mensal, semestral, anual), salários, fornecedores, etc.
• Honorários – cadastro de contratos com os clientes para geração automática dos honorários

Quando você passa a contar com recursos automáticos, fica muito mais fácil controlar a vida financeira do escritório.

Conclusão

Neste artigo, buscamos trazer a você informações essenciais para começar a fazer uma gestão financeira eficiente para seu escritório de advocacia.

Retomando os principais pontos, não menospreze a importância de um planejamento financeiro, faça um levantamento de sua situação financeira atual ou de um ano se for possível, seja determinado com seus objetivos, saiba separar a sua vida financeira pessoal e profissional, mantenha os controles financeiros atualizados e faça análises recorrentes e, por último e não menos importante, conte com um software jurídico para automatizar processos e facilitar sua vida.

Se quiser saber mais, o Sebrae disponibiliza cursos gratuitos e muito interessantes sobre o tema:

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E caso queira saber mais sobre outros aspectos da gestão geral específica de um escritório de advocacia, acesse outro artigo do nosso blog clicando aqui