Escritório de Advocacia Digital: O que é e como ter um

Você já ouviu falar em escritório de advocacia digital? Este é um conceito que vem crescendo a cada dia dentro da advocacia. Mas a primeira coisa que devemos dizer é que a atuação do advogado 4.0 vai muito além de digitalizar documentos. O modo de pensar desse novo profissional é uma das questões mais importantes quando falamos em digitalização da advocacia. Estar inserido e trabalhar em um ambiente mais moderno e tecnológico permite otimizar processos, fazer tarefas com mais rapidez, ter uma gestão mais organizada da empresa e, assim, melhorar a produtividade e o faturamento do negócio. 

Neste artigo você verá o que é um escritório digital, quais são suas vantagens e como se preparar para ingressar nesse mundo.

O que é um escritório de advocacia digital?

O escritório digital pode ser assim chamado quando existe a digitalização de tudo o que é necessário para a prestação do serviço, desde o atendimento a clientes até o uso de processos robotizados. O uso da tecnologia é imprescindível, uma vez que é ela que possibilita a maior agilidade e otimização das tarefas de um escritório. 

No entanto, como comentamos no início do artigo, não basta implementar a tecnologia. É preciso mudar a maneira de pensar e começar a agir de forma digital. Isso significa ter um mindset voltado para a instantaneidade, inovação e organização. 

Apesar de não ser mais um diferencial competitivo, ter um escritório digital atualmente já uma necessidade. Com o advento da tecnologia em todos os setores do mercado, a área jurídica não poderia ficar de fora. Em um mundo cada vez mais ágil, mudar a rotina e torná-la mais simples e eficaz pode te ajudar a prestar serviços melhores e mais rápidos. 

Entre as atividades de um escritório de advocacia digital estão: automação de tarefas, utilização de robôs, digitalização de documentos, organização de agenda online, gestão financeira, armazenamento digital de processos e muito mais. 

Vantagens de ter um escritório digital

Os benefícios de ter um escritório digital são vários. Vamos listar e explicar os essenciais:

Aumento da produtividade

A primeira grande vantagem de ter um escritório digital é conseguir aumentar a produtividade de toda a equipe em pouquíssimo tempo. Essa é uma transformação extremamente importante, pois um time produtivo consegue trabalhar mais e melhor e, consequentemente, aumentar o faturamento geral da empresa. 

O rápido aumento de produtividade se dá, principalmente pela melhora no fluxo de trabalho do dia a dia. Com o uso de ferramentas tecnológicas e automação de tarefas, é possível fazer uma gestão eficiente em todos os aspectos, desde delegar de atividades até fazer uma gestão financeira mais eficiente.

Melhor gestão legal

No geral, o gestor de um escritório de advocacia digital consegue ter muito mais controle sobre todos os processos da empresa, fazendo assim uma melhor organização das tarefas de cada um da equipe, além de poder lançar mão de ferramentas simples que ajudam a otimizar o dia a dia.

Softwares jurídicos como o Legitimvs, por exemplo, são capazes de oferecer as funcionalidades necessárias para fazer a gestão não só do trabalho do advogado, como de todo o negócio, afinal um escritório de advocacia é uma empresa como qualquer outra, mesmo que o advogado trabalhe de maneira autônoma.

Fazer gestão de prazos e processos, ter controle sobre pagamentos e recebimentos, ter informações armazenadas em um único lugar e fazer o acompanhamento de tudo isso via relatórios automáticos são funções fáceis desse  obter e que podem fazer você economizar muito tempo e dinheiro. 

Redução de custos

Outra grande vantagem de ter um escritório digital é ter a certeza de que você reduzirá custos em um curto espaço de tempo. Quem não quer trabalhar melhor e ter menos gastos, não é mesmo? E isso é absolutamente possível com o uso da digitalização e automação de tarefas.

Já comentamos aqui o quanto a produtividade pode aumentar e como isso acontece. Mas a principal consequência disso aparece em números. Para se ter uma ideia com um exemplo simples, é possível obter uma economia de 40% a 60% em um ano com a automação de apenas uma tarefa. Imagine que uma pessoa demora em média 15 minutos para fazer uma busca de publicações de um processo e o sistema faz isso em milésimos de segundos, 24 horas por dia. Aqui mesmo no Legitimvs temos o caso de um grande escritório de advocacia que chegou a economizar mais de R$ 60 mil em um ano!

Este é apenas um exemplo do que uma automação de tarefa bem feita pode fazer e como um escritório digital pode ser infinitamente mais eficiente.

Como ter um escritório de advocacia digital

Engana-se quem pensa que ter um escritório digital custa caro ou é só para grandes empresas. Existem opções muito acessíveis no mercado para todo tipo de negócio, desde um advogado autônomo que trabalha de casa até grandes escritórios. Pensando nisso, separamos 3 dicas essenciais para começar:

1 – Desapegue do pensamento tradicional

Como comentamos lá no início deste artigo, uma das questões fundamentais para ter um escritório digital de sucesso é ter o pensamento voltado para a inovação. Ou seja, de nada adianta contratar as melhores ferramentas do mercado e implantar todo tipo de processo tecnológico se você e sua equipe não estão psicologicamente preparados para isso. 

Nesse sentido, pense que é preciso desapegar das antigas maneiras de realizar uma tarefa e pensar constantemente como ela pode ser feita de forma mais fácil e rápida. E isso inclui motivar o time constantemente e apoiar essa transformação digital interna para que os processos fluam de maneira realmente eficiente.

2 – Software jurídico e escritório de advocacia digital

Um bom software jurídico te permite ter quase todas as funções de um escritório digital, afinal ele é um sistema desenvolvido especialmente para isso.

Aqui no Legitimvs, por exemplo, é possível:

• Cadastrar processos com prazos, andamentos, documentos, acordos e geração de acordos
• Controlar todas as tarefas que devem ser realizadas com acompanhamento de prazos
• Armazenar tudo que ocorre em cada processo, com histórico de atividades e seus documentos
• Automatizar fluxos para tratamento de publicações judiciais, protocolos e pagamento de guias

E na parte financeira, você pode:

• Importar extrato bancário, conciliação bancária, geração e baixa de boletos do escritório
• Gerenciar toda a parte financeira e seu faturamento dentro do sistema
• Fazer cadastro de contratos com os clientes para geração automática dos honorários
• Controlar contas a receber e a pagar
  • Contas a Receber – importação de planilhas para agilizar o cadastro de itens e emissão de notas fiscais, geração de boletos, conciliação financeira, reembolso a pagar, faturamento, etc.
  • Contas a Pagar – cadastro de consta recorrentes (mensal, semestral, anual), salários, fornecedores, etc.

Com o uso do software jurídico, sua rotina se tornará muito mais simples e você verá os resultados aparecerem em pouquíssimo tempo. E o melhor é que existem planos para todo tamanho de negócio.

4 – Faça melhorias continuas

A tecnologia não para e seu novo pensamento inovador também não deve parar. Todos os dias surgem novos processos, novas automações e novas funcionalidades que facilitam ainda mais a nossa rotina. Acompanhar isso de perto e fazer a implantação de forma rápida irá te ajudar a manter seu escritório digital sempre atualizado.

Conclusão

Ter um escritório digital é muito mais simples do que se pode imaginar. Ao contratar um software jurídico e boas ferramentas, você já poderá contar com todos os benefícios que a tecnologia nos traz. Mas não se esqueça: o pensamento inovador é o que fará a diferença.